DIGITALNA TRANSFORMACIJA – SADA I ODMAH! BESPLATNI CLOUD SERVISI ZA MALA I SREDNJA PODUZEĆA


Utorak, 22 Svibanj 2018

Svaki je početak težak, možda i bolan, iziskuje puno napora, truda i vremena i ono što nas sve obeshrabri, rezultati nisu vidljivi preko noći.

Digitalna transformacija i računalstvo u oblaku (možda poznatije kao cloud) su definitivno dva najkorištenija pojma zadnjih par godina. Gdje god se okrenuli, priča se o cloudu i digitalnoj transformaciji. Međutim digitalna transformacija nije sveti gral, kao ni cloud. Ukoliko netko smatra da će digitalnom transformacijom riješiti svoje probleme, tek je donekle u pravu.

U kakvoj su vezi cloud i digitalna transformacija?

Digitalna transformacija znači promjenu organizacije i kulture rada temeljenu na upotrebi digitalne tehnologije. Uslijed digitalne transformacije prilagođavamo svoje poslovanje, organizaciju i procese digitalnim tehnologijama ili u još boljoj varijanti, digitalne tehnologije prilagodimo našem poslovanju, organizaciji i procesima. Moramo biti svjesni da je digitalna transformacija svjesna preobrazba tvrtki i uvođenje digitalnih tehnologija. Digitalnu transformaciju omogućilo nam je 5 ključnih tehnologija: Računalstvo u oblaku, razvoj mobilnih mreža i rješenja za mobilne uređaje, obrada velikih količina podataka poznatija pod nazivom Big Data, razvoj socijalnih mreža i razvoj Internet stvari (Internet of Things). Ispred nas se nalazi i novi val probrazbe koji obuhvaćaju umjetnu inteligenciju (AI), robote, dronove, i tko zna što će još tehnologija iznjedriti u narednim godinama.

Sve navedene digitalne tehnologije promijenile su modele poslovanja, način upravljanja odnosa s kupcima, dobavljačima, stvaranje nove vrijednosti i kulture unutar tvrtke, te brzinu stjecanja novih znanja. Naravno svih ovih tehnoloških napredaka ne bi bilo bez Interneta.

Što je s malim i mikro poduzećima?

„Znate mi smo mala tvrtka i nismo u mogućnosti izdvojiti financije za digitalnu transformaciju. Već neko vrijeme pratimo alate na tržištu i svi softveri i sva rješenja su skupa“ – prosječna je pomisao prosječnog malog korisnika. Ovo je otprilike jedno od najboljih opravdanja kako se pomiriti sa sadašnjim stanjem i ništa ne dirati. Ne kažem da gornje izjave nisu istinite, ali gdje ima volje ima i načina. Većinu svoje karijere prodavao sam softver i prvi sam bio „agresivan“ u nastupima kad je trebalo softver prodati. A onda desetak godina kasnije, našao sam se u situaciji gdje sam sam sebi izrekao prve dvije rečenice. Nisam poduzetnik, radim za jednu telekomunikacijsku tvrtku i potpredsjednik sam udruge EuroCloud Hrvatska, i pojavila mi se potreba za softverskim rješenjima ili uslugama kako bih svoja zaduženja u udruzi mogao izvršavati na vrijeme. U početku sam imao pri ruci kemijsku olovku, notes i mobitel i mislio sam da ću sve uspjeti organizirati. Međutim jako puno stvari mi je „nestajalo“ iz liste zadataka. Ili bih nešto zapisao, ali kroz neko vrijeme ni sam nisam znao što sam i zašto napisao. I to mi je postalo frustrirajuće. Bio sam ljut na sebe, okružen papirićima, čudnim porukama i bilješkama kojima nisam znao svrhu ni podrijetlo, jednostavno nisam dio zadataka na vrijeme obavljao. I tako sam se dao u potragu za besplatnim servisima. Naravno da sam u startu nailazio na renomirana rješenja, ali njihov je problem što su relativno skupi. Ne treba bježati od činjenice kako je npr. Microsoftov softver za poslovnu produktivnost, ili za upravljanje odnosa s kupcima, ili vođenje projekata jedan od kvalitetnijih na tržištu, ali i cjenovno manje prihvatljiv za određen dio poslovnih subjekata. Još kada ste neprofitna udruga, taj vam se problem čini veći.

Besplatni servisi

Pretragom besplatnih cloud servisa bespućima Interneta, najčešće se nalazi usporedba servisa za pohranu podataka, međutim cloud servisi su puno više od samog prostora za pohranu podataka. Kad nakon nekoliko dana potrage nađete odgovarajući servis, koji je k tome i besplatan, vašoj sreći nema kraja. Dakle, u startu sam definirao svoje potrebe, uz e-mail i kalendar koji su neizostavni dio života kako poslovnog tako i privatnog: potreban mi je servis za upravljanje odnosima s „kupcima“, potrebno mi je centralno i poprilično organizirano mjesto za pisanje bilješki „u hodu“ ili na kavi i potreban mi je jednostavni alat za vođenje projekata. Ostalo mi je još samo pronaći i povezati servise, tj. stvoriti vlastiti način rada.

Sjećate li se možda s početka dviju rečenica „Digitalna transformacija znači promjenu organizacije i kulture rada temeljenu na upotrebi digitalne tehnologije. Uslijed digitalne transformacije prilagođavamo svoje poslovanje, organizaciju i procese digitalnim tehnologijama ili u još boljoj varijanti digitalne tehnologije prilagodimo našem poslovanju, organizaciji i procesima?“ Ja sam se odlučio da ću svoje željene procese prilagoditi servisima kojima se koristim, jer drugi način je bitno skuplji i traje puno duže.

Bilješke, ideje, liste zadataka…tko će to sve pamtiti?

Osobno smatram da je centralno mjesto za bilješke vrlo važan alat u poslovanju i moj izbor je pao na Google Keep. Jednostavan alat koji jednako brzo možete koristiti kroz pretraživač ili kao aplikaciju na pametnom telefonu i/ili tabletu (Android i iOS). Dodavanjem kategorija možete odvojiti bilješke u npr. privatne i poslovne ili kreirati kategorije po želji. Isto tako neke bilješke možete podijeliti s npr. kolegama i na taj način zajedno uređivati bilješku.

Na svakom koraku vidite ili čujete mnoštvo korisnih informacija koje biste trebali ili željeli zapamtiti, ali pamćenje baš i nije najučinkovitije rješenje. Google Keep omogućava brzo, lako i jednostavno bilježenje važnih stvari. Kako je Google Keep rješenje bazirano na cloud tehnologiji, sve bilješke se sinkroniziraju na svim uređajima na kojima imate instaliran Google Keep, i ono najvažnije - sve su vam informacije gotovo uvijek nadohvat ruke. Bilješke možete svojevoljno složiti po prioritetima i određenoj bilješci pridjeliti boju, kako bi se istakle među svim bilješkama.

Naravno Google Keep nije jedini servis za bilješke pa se tako ovisno o vašim preferencijama, možete poslužiti i Microsoft OneNote-om ili Evernote-om. Svi su navedeni servisi jednako kvalitetni no Google Keep se ističe jednostavnošću i pomno odabranim opcijama koje su vam potrebne.

Vaš „najbolji prijatelj“ Trello

Vođenje projekata svima zvuči komplicirano, teško i naporno. Ali nisu svi projekti organizacija poslovno-tehnološke konferencije ili gradnja mosta, gdje imate možda i preko stotinu suradnika s kojima trebate upravljati. Svi se tokom dana ili da budem precizniji tokom tjedna i mjeseca susrećemo s poslovima koje možemo ili moramo obaviti etapno i ako nismo organizirani sami sebi postajemo neprijatelji i hvatamo se u koštac sa zadacima tek kada stigne kranji rok. Ja sam ovom problemu doskočio koristeći se servisom Trello. Trello je između ostalog i komercijalni servis, ali ostavlja jednu opciju za korištenje besplatno. I ovaj alat vam omogućuje odvajanje privatnih i poslovnih „ploča“, a nudi vam se i mogućnost kolaboriranja s kolegama. Kako biste dobili pregled zadataka u formi kalendara moguće je aktivirati i dodatak Planyway calendar, gdje će svi zadaci biti vidljivi u kalendarskom pregledu, točnije oni zadatci kojima definirate krajnji rok. Način na koji ćete koristiti Trello je vaš osobni izbor i sami kreirate proces, proceduru, bitne faze i slično.

I ja svoj Insightly za utrku imam

Kada sam riješio bilješke i zadatke uslijedio je treći korak, a to je pronalazak rješenja za upravljanje odnosa s kupcima ili korisnicima. Ovakvi alati su jako bitni ljudima koji se bave prodajom, a ipak svi nešto prodajemo. Osobno mi je bitan prodajni proces i potrebno je graditi odnose sa zainteresiranim stranama. Moja osnovna potreba je pratiti hrvatske tvrtke u razvoju cloud rješenja, proučiti njihova rješenja i jednom godišnje organizirati natjecanje najboljih domaćih cloud rješenja. Cijelu godinu zato pratim brojne IT tvrtke, njihov napredak, rast, razvoj, proboj na tržište, te povezujem rješenja sa tvrtkama i pojedincima. To je upravljanje odnosa s korisnicima koji mi pomaže 

Servis Insightly je besplatan za dva zaposlenika u tvrtci. Sasvim pristojan alat koji obuhvaća sve korake unutar procesa prodaje, od leadova, opportunityja, pa do mogućnosti kreiranja projekta. Kako je Insightly namjenjen prvenstveno obrtnicima i malim poduzetnicima, krasi ga jednostavnost i pregledno sučelje. 

Krenite radije odmah sitnim koracima 

Jako često se susrećem s pitanjem kako i kada je najbolje krenuti u digitalnu transformaciju. Odgovor je jedan i jednoznačan, krenite sad i odmah, krenite radije odmah sitnim koracima nego da čekate savršen trenutak za veliki skok. Svaki je početak težak, možda i bolan, iziskuje puno napora, truda i vremena i ono što nas sve obeshrabri, rezultati nisu vidljivi preko noći. Jedan od najčešćih problema kada govorimo o digitalnoj transformaciji je otpor zaposlenika, međutim neminovno je da će neki stari procesi i načini poslovanja biti istisnuti kako bi novi i brži i učinkovitiji procesi postali načini poslovanja.

Jedan od ključnih preduvjeta za početak i provedbu digitalne transformacije svakako je higijena podataka. Ukoliko tvrtke i/ili pojedinci nemaju razvijen osjećaj za higijenu podataka, ni jedna transformacija, ni jedan sustav, ni jedan servis, ni jedan softver neće promjeniti poslovanje na bolje.

Informacije uvijek na dohvat ruke

Na svakom koraku vidite ili čujete mnoštvo korisnih informacija koje biste trebali ili željeli zapamtiti, ali pamćenje baš i nije najučinkovitije rješenje. Google Keep omogućava brzo, lako i jednostavno bilježenje važnih stvari. Kako je Google Keep rješenje bazirano na cloud tehnologiji, sve bilješke se sinkroniziraju na svim uređajima na kojima imate instaliran Google Keep, i ono najvažnije - sve su vam informacije gotovo uvijek nadohvat ruke. Bilješke možete svojevoljno složiti po prioritetima i određenoj bilješci pridijeliti boju, kako bi se istakle među svim bilješkama.

Marko Gulan – podpredsjednik EuroCloud Hrvatska

Svibanj 2018.

Izvor: časopis Poduzetnik