Upravljanje ljudskim potencijalima na informatički način


Srijeda, 25 Svibanj 2011

 *Danas upravljanje ljudskim potencijalima postaje sve zahtjevnije *Uloga kadrovskih stručnjaka pomiče se prema strateškim pitanjima*

abc_kvalitete1_veljaca_11.jpgDo osamdesetih godina prošlog stoljeća, uloga kadrovskog odjela svodila se na rutinske administrativne poslove – voðenje evidencije o zaposlenima i zadovoljavanje onoga što je izričito tražio zakon. Ako je neka tvrtka i koristila informatičke alate, to se odnosilo samo na arhiviranje osobnih podataka ...

 zaposlenih, evidenciju radnog vremena i izračun plaća.

Od kadrovskog odjela se traži puno više
Tada je uslijedilo ono što je u engleskom govornom području nazvano Human Resources Management, a kod nas prevoðeno (ako je uopće bilo prevoðeno, jer i danas se svuda koristi izraz HR menadžer, i još suprotno svim pravilima hrvatskog jezika čita „eič ar menadžer”) kao upravljanje ljudskim potencijalima, ljudskim resursima pa čak i ljudskim sredstvima. Od kadrovskog odjela traži se puno više. Rukovodstvo tvrtki je iz šume podataka počelo zahtijevati ne samo puke brojke nego informacije.
Podsjetimo se, informacija je podatak stavljen u kontekst, stavljen u odnos prema nekim drugim podacima. Na primjer, što vam znači podatak da je stopa bolovanja ovaj mjesec 15%, ako ne znate da je prethodna tri mjeseca bila svega 8%? Što vam znači podatak da imate tri čovjeka koji sljedeće godine mogu otići u mirovinu, ako ne znate da su sva trojica iz odjela u kojem imate ukupno pet ljudi? Što vam znači podatak da ste za neki posao utrošili pedeset sati ako ne znate koliko je za taj isti posao potrebno vašoj konkurenciji?

                            Poduzmite nešto dok sve vidite jednim pogledom
Ako vam se dogodi da:
- Imate više desetaka, stotina ili čak više tisuća zaposlenih (priča o obiteljskoj tvrtki koja je prerasla svoga osnivača i nije tako rijetka)
- Vaše poslovanje se odvija na više lokacija, možda u više država i više vremenskih zona
- Informatička podrška koju imate sastoji se od zasebnih sustava nastalih u raznim dijelovima vaše tvrtke i raznim fazama razvoja tvrtke. Ti sustavi ograničenog su kapaciteta, ne mogu se više dograðivati, a da im se ne ugrozi brzina i pouzdanost i još se meðusobno ne razumiju. Što ima za posljedicu svakodnevni rat s papirnatim obrascima i višekratnim unosom istih podataka.
Ako je to vaš slučaj, nešto morate poduzeti. Treba vam ne samo sveobuhvatno informatičko rješenje nego i uigrani tim stručnjaka koji će ga implementirati – brzo, učinkovito i po mogućnosti bez zastoja u redovnom poslovanju.

Važan je ljudski potencijal
I certificiranje sustava kvalitete prema normi ISO 9001 Sustavi upravljanja kvalitetom – Zahtjevi, koje je postajalo sve popularnije krajem prošlog stoljeća je što se tiče upravljanja ljudskim potencijalima učinilo svoje – auditorima certifikacijske kuće je trebalo pokazati opise radnih mjesta, dokaze o kvalifikacijama, planove obrazovanja, realizaciju tih planova, vezu izmeðu planova i općih ciljeva tvrtke i još štošta. (Trend porasta certificiranja zadržan je do danas, u svijetu ima preko milijun, a u Hrvatskoj preko dvije i pol tisuće izdanih certifikata prema ISO 9001).
Danas upravljanje ljudskim potencijalima postaje još zahtjevnije. Naime, informacije su nam općenito sve dostupnije, kupci su sve obrazovaniji, sve zahtjevniji i sve manje lojalni, komuniciraju meðusobno putem internetskih društvenih mreža, ništa im ne možete sakriti, a proizvodi su ionako sve sličniji. Perilica rublja je perilica rublja, a televizor je televizor, nema tu više nekih velikih razlika. Za odreðenu sumu novca možete kupiti automobil odreðene klase od desetak proizvoðača. I svi su vrhunskog dizajna i ujednačene kvalitete.
Sirovine i energenti imaju definirane cijene, a sve je teže ostvariti tržišnu prednost čistom tehnološkom inovacijom. Što vam onda preostaje? Naravno, ljudski potencijali. Ili, kako kažu moderni gurui poslovnog svijeta, švedski sveučilišni profesori Kjell A. Nordstroem i Jonas Ridderstrale u svojoj knjizi Funky Business, “Osnovno sredstvo proizvodnje je malo sivo i teško oko 1,3 kg”. A smješteno je izmeðu vaših ušiju.

                           Osnovno sredstvo smješteno je izmeðu vaših ušiju
Sirovine i energenti imaju definirane cijene, a sve je teže ostvariti tržišnu prednost čistom tehnološkom inovacijom. Što vam onda preostaje? Naravno, ljudski potencijali. Ili, kako kažu moderni gurui poslovnog svijeta, švedski sveučilišni profesori Kjell A. Nordstroem i Jonas Ridderstrale u svojoj knjizi Funky Business, “Osnovno sredstvo proizvodnje je malo sivo i teško oko 1,3 kg”. A smješteno je izmeðu vaših ušiju.

Upravljanje ljudskim kapitalom
I tako, eto nas kod Human Capital Management-a – upravljanja ljudskim kapitalom. Umjesto da očajavaju poput Henry-ja Ford-a, legendarnog automobilskog kralja koji je rekao “Zašto svaki put kad trebam par ruku moram uzeti cijelo ljudsko biće”, poslodavci zaposlene počinju promatrati kao pravi kapital tvrtke. Isti cilj, nova sredstva. Dobro došli u novu ekonomiju!
abc_kvalitete_veljaca_11.jpgSviðalo se to kadrovskim stručnjacima ili ne, došlo je vrijeme u kojem, ako ne mogu pokazati svoj doprinos strateškom usmjerenju tvrtke i onoj konačnoj brojki na završnom računu, njihov će posao raditi netko drugi. Informatički sustavi, na primjer.
“Računalo na svakom radnom stolu”, IBM-ova vizija postala je stvarnost. Internet i intranet su sasvim obične pojave. Ako nemate računalo pri ruci, spojit ćete se preko mobitela. Znači, infrastruktura postoji. Još samo primijenite odgovarajuće programske pakete, i zaposlenici mogu sami obavljati dobar dio rutinskih poslova koji su tradicionalno pripadali kadrovskom odjelu. Zaposleni mogu sami preko samoposlužnih portala:
- Unositi promjene svojih osobnih podataka – adresa, telefon, brojevi tekućeg računa i zdravstvenog osiguranja, promjene bračnog stanja i broja djece, umjesto da ovo dojavljuju kadrovskom odjelu preko nekakvih tiskanih obrazaca ili usmeno
- Putem računala podnositi putne obračune, umjesto da ispunjavaju papirnate obrasce koji onda kruže tvrtkom od tajnice do šefa, pa do računovodstva, čekaju na red ili se zagube. Šef jednim klikom u računalu odobrava putni obračun, preuzima ga šef računovodstva, uvijek se zna gdje je putni obračun i u kojoj fazi obrade, to jest koga se čeka
- Putem računala podnositi zahtjeve za godišnji odmor; i opet, šef jednim klikom odobrava korištenje godišnjeg u željenom terminu, ostalo ide automatizmom
- Na posebnoj intranet stranici informirati se o internim tečajevima i ostalim mogućnostima obrazovanja koje tvrtka nudi i odmah izvršiti prijavu, bez ikakvih posrednika i tiskanih formulara
- Vidjeti projekte u pripremi i slobodna radna mjesta unutar tvrtke i izravno iskazati svoj interes.
U skladu sa dodijeljenom im autorizacijom, rukovodeće osoblje kad traži ljude za novi projekt može imati pristup širem spektru podataka o zaposlenima i u drugim odjelima (koja znanja i vještine imaju, na kojim su projektima radili, koje su tečajeve završili i sl.), a rutinski poslovi potpisivanja i odobravanja (ne samo vezano uz ljudske potencijale nego i ponuda, narudžbi, izvještaja) oduzimaju puno manje vremena i njima i njihovim tajnicama.
Ovo je zapravo ista logika kojom banke snižavaju troškove svog poslovanja, uvoðenjem bankomata, telebankinga i internet bankarstva – sami u svoje slobodno vrijeme i sa svojim resursima obavljate poslove koje su prije za vas obavljali zaposlenici banke na šalterima.
Kako bi motivirale zaposlene u korištenju ovih samoposlužnih portala, neke firme omogućuju obavljanje i privatnih poslova preko njih – nabavke putem interneta, plaćanje računa, planiranje odmora i putovanja.

Treba li vam jedinstvena informatička podrška?
U takvom okruženju, gdje se rutinske stvari odvijaju automatski preko informatičkih sustava, uloga kadrovskog stručnjaka pomiče se prema strateškim pitanjima:
- Pronaći, privući, zaposliti, motivirati i zadržati talente
- Omogućiti stručni i osobni razvitak svakog zaposlenog
- Otkriti kakvi su vlastiti planovi za karijeru svakog zaposlenog i poklapaju li se sa interesima tvrtke
- Osigurati da se svaki zaposleni nalazi upravo na mjestu koje najbolje odgovara njegovom iskustvu, interesima i sposobnostima i gdje može najviše pridonijeti uspjehu tvrtke.
Treba li vam za sve to jedinstvena informatička podrška? Tko zna, možda i ne treba.
Ako broj zaposlenih u vašoj tvrtki stane na prste jedne ruke, vjerojatno ćete moći sve te funkcije obavljati ručno, a informacije širiti usmenom predajom i samoljepljivim ceduljama ostavljenim na tipkovnici i ekranu. Ali čim broj zaposlenih prijeðe i na prste druge ruke, bilo bi dobro sustavno se pozabaviti ovom problematikom.
Prije nego što vam se dogodi da:
- Imate više desetaka, stotina ili čak više tisuća zaposlenih (priča o obiteljskoj tvrtki koja je prerasla svoga osnivača i nije tako rijetka)
- Vaše poslovanje se odvija na više lokacija, možda u više država i više vremenskih zona
- Informatička podrška koju imate sastoji se od zasebnih sustava nastalih u raznim dijelovima vaše tvrtke i raznim fazama razvoja tvrtke. Ti sustavi ograničenog su kapaciteta, ne mogu se više dograðivati, a da im se ne ugrozi brzina i pouzdanost i još se meðusobno ne razumiju. Što ima za posljedicu svakodnevni rat s papirnatim obrascima i višekratnim unosom istih podataka.
Ako je to vaš slučaj, nešto morate poduzeti. Treba vam ne samo sveobuhvatno informatičko rješenje nego i uigrani tim stručnjaka koji će ga implementirati – brzo, učinkovito i po mogućnosti bez zastoja u redovnom poslovanju. Izbjegnite tu situaciju na vrijeme i poduzmite nešto dok vas je još malo i dok još sve možete obuhvatiti jednom pogledom.
Želim vam uspješno upravljanje kvalitetom u poslovnom i privatnom životu.

Olga Štajdohar Paðen,   veljača 2011.