KAKO SAČUVATI POSLOVNU TAJNU?


Srijeda, 04 Srpanj 2018

*Znate li kuda cure informacije? *Moderan pristup poslovnom obavještajstvu (business inteligence) tvrdi – industrijska špijunaža je mrtva.

Nema više potrebe slati specijalno obučene tajne agente oboružane mikrokamerama i prislušnim aparatima, sve su informacije legalno dostupne onome koji ih želi pronaći. Provjerite koliko su, legalno ili ne, dostupne vaše!

Znaju li svi vaši zaposleni što smatrate poslovnom tajnom?

Naravno da su to ponude, ugovori, financijski pokazatelji, razvojni i investicijski planovi, tehnološki postupci i recepture. Međutim, poslovna tajna bi trebala biti i tko su vaši klijenti, što i koliko naručuju od vas, tko su vam dobavljači, što i koliko naručujete od njih te koliko ste zadovoljni jednima i drugima. Ili na primjer, kakve ste interne procedure i radne postupke razvili, koje imate baze podataka, koje su vaše cijene koštanja u odnosu na prodajne cijene i kako radite interne kalkulacije.

Čak i naoko bezazlene informacije mogu vašoj konkurenciji odati puno – spremate se u nabavu nekog specijaliziranog softvera ili zapošljavate nekoliko novih ljudi određene struke – znači, kod vas se nešto događa. Ili razvijate novi proizvod i širite poslovanje ili su vas iz nekih razloga napustili ključni suradnici (upravo zato neke tvrtke rado ostaju anonimne i angažiraju agencije za pronalaženje kadrova). Na žalost, svakodnevni radni i životni izazovi stavljaju vaše zaposlene na kušnju, a odavanje povjerljivih informacija, kao što ćemo vidjeti u nastavku, često nije niti namjerno. Ne bi bilo loše u godišnjim planovima internih edukacija (imate ih, zar ne?) predvidjeti i predavanje o poslovnoj tajni. Možete se onda povremeno okupiti unutar odjela, razmijeniti iskustva i prokomentirati situacije u kojima bi čuvanje poslovne tajne moglo biti ugroženo.

Koliko su vaši ljudi zadovoljni primanjima i ostalim beneficijama?

Teško da možete sve svoje zaposlene plaćati više nego što netko može jednog od njih potplatiti i saznati ono što želi. Ipak, ako su vaši ljudi prisiljeni raditi dodatne poslove popodne i vikendom, povećava se mogućnost spontanog odljeva informacija. Zadovoljstvo radnim mjestom, podizanje svijesti i osjećaja pripadnosti tvrtki važna su brana tom odljevu.

Koje su informacije dostupne na internetu?

Pregledate li poslovne web stranice nekoliko tvrtki, uočit ćete različite pristupe.Na nekima se nalazi mnoštvo osobnih podataka – točna imena zaposlenih i funkcije unutar tvrtke, možda i njihove fotografije, tko su članovi upravnih i nadzornih odbora, zatim  detaljni popisi organizacija s kojima su surađivali, popis projekata na kojima su radili, fotografije sa zadnjeg team-buildinga i sl. Druge su potpuno netransparentne – samo kratko o povijesti tvrtke, općenito izražena vizija, misija i politika kvalitete (imaju je drugi pa su i oni stavili nešto), informacije o proizvodima i uslugama koje nude te kontakt podaci odjela prodaje. Ono što je na Internetu, dostupnije je nego napisano na zidu glavnog kolodvora. Morate li baš staviti točne podatke o vašim klijentima, tko su vam suradnici i koje ste nove strojeve nabavili?

Što ćete staviti na svoje web stranice ovisi i o tome koliko ste veliki ili koliko ste mali. I koliko se sigurno osjećate. Ako ste veliki, možete si dozvoliti više podataka. Ako ste mali, pokušat ćete izgledati veći skrivajući se iza općih podataka i neutralnih naziva – odjel prodaje, odjel marketinga i odjel servisa, iako iza svega toga stoji možda samo jedna osoba. 

Gdje umnožavate i uvezujete svoju dokumentaciju?

Imate li vlastiti odjel za umnažanje i uvez ili sve prepuštate obližnjoj fotokopiraonici? Jeste li se ikad upitali koliko u nju možete imati povjerenja? Znate i sami da je pritisnuti umnažanje „puta tri“ ili „puta četiri“ u osnovi isti pokret. Kuda bi mogla otići onaj višak kopija? Nije rijedak slučaj da naiđete na gužvu pa vam kažu – ostavite papire i dođite po njih kasnije. I više nemate nikakvog nadzora što se u međuvremenu s vašim dokumentima događa. Uzmete li u obzir da zaposleni u kopiraonicama ne spadaju u kategoriju najbolje plaćene radne snage ili su to studenti koji su plaćeni još manje i znaju da su tu samo privremeno – i evo još jednog razloga za zabrinutost. Ne možete li si priuštiti vlastiti odjel za umnažanje i uvez, imajte barem jedan fotokopirni aparat i dogovorite što može ići na umnažanje izvan tvrtke, a što ostaje unutar četiri zida.

Kamo odlazi ono što više ne trebate?

Pretpostavimo da ste ekološki svjesni i papir odlažete u kartonske kutije za skupljanje starog papira u hodnicima vaše tvrtke. Možda ste smješteni u zajedničku poslovnu zgradu s još nekoliko tvrtki – tko još odlaže papir u iste te kutije? Tko ih prazni i kamo odlazi njihov sadržaj? Zašto bi ovo moglo biti važno? Zamislite sasvim uobičajenu situaciju – isprintali ste ponudu i pronašli nekoliko pogrešnih slova. Nema problema, ponuda u stari papir, ispravak i novo printanje. No u bačenoj verziji ponude pišu i naručitelj i opseg posla, cijena i rokovi plaćanja...

Investirate li u rezač papira i dalje možete biti ekološki svjesni, a sačuvati podatke koje treba sačuvati. Papir nije jedini nosač informacija. Što se događa sa starim računalima kada nabavite nova? Samo prekopirate sadržaj ili ga i potpuno uništite u starom računalu? Kuda odlaze ta stara računala?

Vjerojatno znate da pritiskom na tipku „Delete” dokument ne brišete nego ga prebacujete u „Recycle Bin”, odnosno računalov koš za smeće. Ali, brisanjem iz tog koša za smeće još uvijek niste izbrisali dokument nego samo adresu gdje je on u računalu smješten. Postoji softver kojim ga se i dalje može pronaći. To je kao da ste iz neke knjige istrgli stranice s popisom sadržaja, ali su poglavlja ostala i dalje u njoj. Pobrinite se da kad rashodujete računala, s njima ode samo goli hardver.

Mislite kako se čuvanje informacija podrazumijeva

Dovoljno je upitati se koje biste informacije vi rado saznali o svojoj konkurenciji pa da zaključite što sve nikako ne biste htjeli da ona dozna o vama. Možda mislite kako se čuvanje informacija podrazumijeva, kako vaši zaposleni sve to znaju sami od sebe. Uostalom, svaki od njih se je obavezao na čuvanje poslovne tajne kod potpisivanja ugovora o radu, zar ne?

Kod vas se nešto događa?

Čak i naoko bezazlene informacije mogu vašoj konkurenciji odati puno – spremate se u nabavu nekog specijaliziranog softvera ili zapošljavate nekoliko novih ljudi određene struke – znači, kod vas se nešto događa. Ili razvijate novi proizvod i širite poslovanje ili su vas iz nekih razloga napustili ključni suradnici (upravo zato neke tvrtke rado ostaju anonimne i angažiraju agencije za pronalaženje kadrova). Na žalost, svakodnevni radni i životni izazovi stavljaju vaše zaposlene na kušnju, a odavanje povjerljivih informacija, kao što ćemo vidjeti u nastavku, često nije niti namjerno.

Olga Štajdohar-Pađen

(Preuzeto iz knjige Plivati poslovnim vodama,

Priručnik za poduzetnike, menadžere i one koji se tako osjećaju)

Izvor: Časopis Poduzetnik

Lipanj 2018.