KADA JE PRAVI TRENUTAK ZA FORMIRANJE ODJELA NABAVE?


Nedjelja, 05 Kolovoz 2018

*Iako nabava kao proces postoji, ona se obavlja „usput“ odnosno njome se bavi ili vlasnik ili tajnica ili šef proizvodnje ili netko treći u svoje slobodno vrijeme

Kao konzultant koji prije svega pružam podršku poduzećima u području nabave i upravljanja zalihama, tijekom rada susrećem se i sa klijentima koji (još uvijek) ne prepoznaju važnost nabave. I najčešći odgovor kod klijenata tog tipa je da njima stručna podrška nije potrebna, odnosno to i nije toliko veliki financijski obujam da bi iziskivao ozbiljniju organizaciju/proceduru/proces. Na moje sljedeće pitanje koliki je taj financijski obujam, često puta ni ne dobijem konkretnu brojku. Što iz razloga da se ne odaju poslovne brojke no ponekad iz razloga što vlasnik nije taj podatak sagledao na taj način.

Zašto je nabava važna?

Na početku konzultantskog posla kontaktirala sam, između inih i jednu sličnu proizvodnu tvrtku i razgovor koji smo tada vodili bio je identičan početku teksta. Međutim u međuvremenu se nešto promijenilo i nakon dvije godine vlasnik je kontaktirao mene i tražio sastanak. Naime zadnjih par godina nije bilo većeg rasta prihoda i vlasnik se okrenuo troškovnoj strani. Došao je do zaključka da njegove usputne, povremene nabave i nisu tako male, odnosno da one ipak podrazumijevaju jedan veći financijski udio u poslovanju tvrtke. Detaljnijim pregledom utvrdio je da se kancelarijski materijal kupuje u knjižari koja je usput kolegici iz financija kad dolazi na posao, da je tijekom zadnjih 6 mjeseci proizvodnja dva puta imala zastoj jer sirovina nije stigla na vrijeme (a naručuje ju šef proizvodnje), da troškovi transporta imaju i te kako veliki udio, a ne postoji ugovorni odnos s prijevoznicima i sl.

Vlasnik je pokazao volju i želju te smo krenuli u projekt uspostave funkcije nabave. Definirali smo vrlo jasne parametre za pokretanje nabavnog procesa. Utvrdili smo kontrolne točke, odgovornosti i ovlaštenja. Uveli nekoliko vrlo jednostavnih obrazaca koji su omogućili sustavno praćenje i sljedivost pokretanja nabave. Uveli smo i tri ključna indikatora praćenja uspješnosti samog procesa. Definirali glavne kategorije materijala. Odnosi s dobavljačima, ugovaranje i dogovaranje komercijalnih uvjeta ostali su u domeni vlasnika no temelj su bile kvalitetne analize i dobra priprema. Utvrđen je propisani sustav reklamacija. Napravili smo edukaciju svih djelatnika koji su na bilo koji način povezani s nabavom (prodaja, financije, proizvodnja, skladište) kako bi se u potpunosti razumjeli procesi i odgovornosti. Iako je projekat u suštini završio, odnosno postignuti su definirani ciljevi postavljeni na početku, povremeno se družimo kako bismo kontrolirali uspješnost procesa te kontinuirano radili na njegovom poboljšanju.

I kada krenuti u formiranje nabave?

U onom trenutku kada prepoznajete važnost troškova nabave u svom poslovanju. To ne znači da morate imati cijeli odjel za nabavu, ali u svakom trenutku morate znati krvnu sliku vašeg nabavnog procesa. 

Ukoliko ste manja tvrtka tada je dovoljno imati jednu do dvije osobe koje se bave nabavom, a ukoliko su vaše potrebe veće tada se formiraju cijeli odjeli. Naravno i unutar takvih odjela postoje prostori za unapređenje i poboljšavanje procesa, što je i pokazalo nedavno istraživanje koje smo proveli u tvrtkama na području RH. Uvijek postoji i opcija outsourcinga nabave ukoliko analiza poslovanja pokaže da je takav oblik ekonomski opravdan za tvrtku (fluktuacije u poslovima nabave, provođenje konkretnih projekata u nabavi i sl.).

Nabava – strateški partner

Upravo je i ideja postaviti nabavu na takvu razinu da se tretira ne kao potrošač u tvrtki nego mjesto gdje započinje proces zadovoljavanja potreba vaših krajnjih kupaca odnosno klijenata. Koliko je nabava educirana, strateški orijentirana te ravnopravna s ostalim funkcijama u tvrtki, tada je rezultat njezinog rada zadovoljan kupac , odnosno klijent. To naravno podrazumijeva osiguravanje potrebnih količina u traženoj količini i kvaliteti po optimalnoj cijeni. Rezultat implementacije poboljšavanja u nabavi i planiranju zaliha je uvijek daleko veći od početnog ulaganja!

Što smo dobili formiranjem nabave?

Prije svega vrlo jasnu sliku što kupujemo, po kojim cijenama i u kojoj količini i kvaliteti. Nakon toga možemo raditi poboljšanja u procesu - je li proces jasan svima, usporava li eventualno našu djelatnost, naručujemo li u optimalnim količinama, imamo li ulazne cijene pod kontrolom, koliko poznajemo dobavljače i njihove uvjete, nudi li tržište nešto novo, znači sve one daljnje analize kojima optimiziramo troškove jer nabava je budući profit!

Mr.sc. Nataša Cikač

Photo by David Hertle on Unsplash

Izvor: Časopis Poduzetnik, Srpanj/kolovoz 2018.