Koliko su vaši zaposlenici spremni za promjene?


Utorak, 03 Kolovoz 2010

*Promjene se ne mogu izbjeći, a pružanjem otpora promjenama trošimo energiju na krivom mjestu *Što god vam govorili, ljudi zapravo ne vole promjene jer ih se boje*

savjeti_1_lipanj_10.jpgPrije nekog vremena do mene je došla vijest – kolegica u tvrtki u kojoj sam svojedobno i ja radila, dala je otkaz. To je iznenadilo ne samo mene nego i sve koji su je poznavali. Nije dobila otkaz, što bi u našim uvjetima, na žalost, bilo gotovo normalno, otkaz je dala ona.
Što se dogodilo? U sklopu reorganizacije i tehnoloških promjena u toj tvrtki, ...

u kojoj je socijalna komponenta još uvijek jaka, ponuðeno joj je drugo radno mjesto, koje je po sudu svih odgovaralo i njezinoj stručnoj spremi i sposobnostima. Meðutim, ona ga je odbila. I to odbila, iako je nije čekalo radno mjesto u nekoj drugoj tvrtki, iako spada u kategoriju koja je prema statistikama najteže zapošljava (žena, starija od 45 godina, sa zanimanjem koje više ne postoji – kome još trebaju tehnički crtači, daktilografi ili telefonisti?), iako nije pokretala vlastiti posao, nije dobila na lutriji, a niti se, da se našalimo, bogato udala.

Nefleksibilnost zaposlenih
Što se zapravo dogodilo? Ono što se mora dogoditi kada pojedinci zapostave osobni razvoj, a menadžment zanemari važnost pripremanja ljudi za promjene. Nakon dugog niza godina obavljanja istih poslova u istom krugu ljudi, mojoj se kolegici manje traumatičnim učinilo dati otkaz i prijaviti se na zavod za zapošljavanje, nego prijeći u drugi ured iste zgrade, naučiti novu vještinu i komunicirati s ljudima unutar drugog odjela.
Zašto je ovakva nefleksibilnost zaposlenih loša ne samo za pojedince nego i za tvrtku? Zato što „Ne preživljavaju ni najjače ni najinteligentnije vrste, već one koje najbolje odgovaraju na promjene“ (Darwin). Zato što se promjene ionako ne mogu izbjeći. I zato što pružanjem otpora promjenama trošimo energiju na krivom mjestu.
činjenica je meðutim, što god vam oni govorili, ljudi zapravo ne vole promjene. Boje ih se. Boje se neizvjesnosti, boje se da neće udovoljiti novim zahtjevima ili da će se njihov položaj na kraju pogoršati. Upitate li ih izravno, možda će čak tvrditi kako vole novine, a mrze kolotečinu. Ali će zato za svaku predloženo promjenu dokazivati kako ona uopće nije potrebna – „Oduvijek smo to tako radili“, „I drugi su pokušali pa nije išlo“, „Ne popravljaj ako nije pokvareno“ „Nije li to preskupo?“, pa sve do „To je kod nas neprimjenjivo, mi smo previše specifični“.

                                                     Mijenjajte, da izbjegnete monotoniju
U vremenima izmeðu seoba, postavite oglasne ploče i redovito mijenjajte njihov sadržaj. Ne dopustite da po zidovima vise prošlogodišnji kalendari i prašnjave slike, da se po hodnicima gomilaju stari registratori i kućišta odbačenih računala. Mijenjajte razmještaj automata za kavu i vodu, poigrajte se bojama zidova i ograda, dodajte ili oduzmite koju uredsku biljku, bilo što samo da izbjegnete monotoniju.

Kako ljude spremiti za promjene?
Što činiti? Kako ljude držati neprestano spremnima za promjene? Tako da stalno nešto mijenjate. Ne dajte im mira. Ne dopustite da se uljuljkaju u postojeće stanje, emocionalno vežu za svoj radni stol i puste korijenje zajedno s fikusom koji uz njega raste.
savjeti_lipanj_10.jpgPromjene koje provodite ne moraju biti ni drastične ni skupe, a da ipak postignu cilj. Evo nekoliko ideja.
Mijenjajte fizičku okolinu
Ovaj prijedlog ne pretpostavlja mijenjanje lokacije vaše tvrtke ili učestalu nabavku novog uredskog namještaja. (Iako kao ideja zvuči zanimljivo). No, napravite ono što možete. Promijenite raspored stolova, ormara, sobnog bilja i raspored sjedenja po uredima.
Kako naći izgovor za to? Samo iskoristite stvari koje se prirodno dogaðaju – iz jedne sobe je nekoliko ljudi otišlo u mirovinu ili iz nekog drugog razloga napustilo tvrtku, a u susjednoj sobi nije. Prva zjapi poluprazna, a u drugoj kolega mora zamoliti drugog kolegu da pomakne svoj stolac kako bi ovaj došao do ormara. Napravite preraspodjelu.
Ili, primljen je pripravnik pa bi bilo bolje da sjedi uz starijeg kolegu od kojeg će učiti – prebacite srednjeg kolegu u drugu sobu i oslobodite prostor za mlaðeg.
Ovakve seobe nose i jednu prednost za onog koji se mora preseliti – bit će prisiljen očistiti svoj stol i ormare i baciti puno nepotrebnih stvari. A možda pronaðe i neku izgubljenu.
Možete premještati čitave odjele, ovisno o logici procesa i tokova informacija koje u toj fazi zastupate. Na primjer, stavite odjel razvoja uz odjel marketinga kako bi se zahtjevi s tržišta neposrednije pretočili u nove proizvode. Odjel prodaje premjestite bliže odjelu proizvodnje kako bi lakše razmjenjivali informacije o stupnju gotovosti narudžbe. A odjelu servisa je najbolje uz skladište jer će tako brže dolaziti do rezervnih dijelova. Nakon nekog vremena, promijenite logiku – možda je bolje da odjel razvoja bude uz odjel proizvodnje kako bi imao informacije što i kako je moguće proizvesti, a servis bliže odjelu prodaje zbog zajedničke komunikacije s kupcima.

Vodite brigu o cjeloživotnom obrazovanju zaposlenih
Imate li godišnje planove edukacije, predlažu li vaši zaposleni i njihovi rukovoditelji koja nova znanja će im trebati? Ako ne, svakako uvedite taj običaj.
Plana se ne treba bojati. Plan je samo plan. Ne morate sve planirano i ostvariti, možete ga tijekom godine mijenjati, a ipak ćete biti znatno uspješniji od onih koji ga uopće nemaju.
Zašto ljude slati na neku edukaciju izvan tvrtke? Na svakom seminaru, kongresu ili predavanju čuje se nešto novo, saznaju iskustva drugih ljudi, uspostave se kontakti s predavačima i drugim polaznicima koji su opet novi izvor informacija i ideja. I to je jako dobro.
Frustrirajuće je meðutim, kad se vratite sa seminara puni utisaka i ideja, ako to nemate kome prenijeti niti možete primijeniti. A to nas vodi na sljedeći prijedlog.

Iskoristite prednosti internih edukacija
Poslati nekoga na seminar izvan tvrtke može biti skupo i vremenski zahtjevno i ne možete si uvijek priuštiti. Ali jednom tjedno odvojiti dva sata za neko interno predavanje ne može biti niti preskupo niti neizvodivo.
Iskoristite svaku priliku. Pripravnik neka prezentira što je naučio tijekom pripravničkog staža. Odjel prodaje, prije nego što ide kod kupca, može vježbati pred kolegama iz drugog odjela. Svi koji su bili na edukaciji izvan tvrtke trebali bi prenijeti kolegama što su sve vidjeli i čuli. Imate li u tvrtki nekoga tko se sprema za obranu diplomskog, magistarskog ili doktorskog rada, bolje je da vježba pred kolegama nego pred komisijom. Isto vrijedi i za izlaganja na stručnim skupovima – bolje je zagnjaviti suradnike nego se crveniti pred publikom.
Uredite kutak za stručnu literaturu, neka to bude mjesto gdje se ljudi i inače vole okupljati, uz automat za kavu ili vodu. Postavite tamo časopise, knjige i postere iz vaše struke i gledajte kako ljudi s dnevne politike i nogometa postepeno prelaze na poslovno korisnije teme.

                                                          Radna mjesta kao na vrtuljku
Pogledajte oko sebe. Koliko vidite ljudi koji odlično rade svoj posao i nemate s njima problema? Kad ste ih zadnji put upitali jesu li zadovoljni i ne bi li se željeli okušati u nečem drugom?
U većim tvrtkama običaj je da se pripravnik tijekom svog pripravničkog staža proðe i upozna s radom svih odjela. Ali onda, kad se jednom negdje smjesti, očekuje se da taj čovjek sretno i zadovoljno radi isti posao sve do mirovine. Kakve li zablude!
To što netko dobro obavlja svoj posao ne znači da je zadovoljan i da ne bi mogao dobro ili još bolje raditi i neki drugi posao. Premještajte ljude. Ne možete li nekome pružiti vertikalno napredovanje, možete horizontalni pomak. Kad kvalitetni ljudi požele promjenu, nije li bolje da to bude unutar vaše tvrtke nego da se presele konkurenciji?
Premjestite li čovjeka iz tehnologije u prodaju, na primjer, to je promjena za sve – on mora puno toga naučiti, nove kolege mu moraju u tome pomoći, stare kolege se moraju snaći bez njega – nitko ne može nastaviti drijemati.

Uvedite redovite akcije čišćenja
Mogli bismo to nazvati hrčak sindrom – koliko puta ste spremili neki članak, časopis, izvješće ili bilo što drugi što vam je od interesa s namjerom da to pročitate, jednom kad budete imali vremena. Taj čarobni trenutak nikako ne stiže, a vaša frustracija raste eksponencijalno s količinom spremljenog materijala. Postoje i stvari koje nemamo namjeru čuvati, ali teško nalazimo vremena pospremiti. Zastarjeli katalozi, pozivi za prošle seminare, nesortirane posjetnice i neodložena izvješća postepeno zaposjedaju radnu plohu i sve nam je teže usredotočiti se na ono što radimo.
Uvedite mjesečne akcije čišćenja, recimo, zadnji petak u mjesecu, zadnja dva sata radnog vremena je obavezna akcija čišćenja za sve. Svatko treba pregledati svoje ormare, stolove, police i ladice i očistiti ih od nepotrebnih stvari. Ponovno zadobivena kontrola nad vlastitim radnim prostorom nevjerojatan je izvor nove energije i učinkovitosti.

Iskoristite ono što je u glavama ljudi
Bez obzira koliko sofisticiranu i automatiziranu tehnologiju imali, najmoćnije proizvodno sredstvo koje vam je na raspolaganju i dalje se nalazi u glavama vaših ljudi. A mnoge tvrtke su shvatile kako im ne treba osobito sofisticirani pristup da bi od toga imale koristi. Pa su uvele sandučiće za prijedloge ili anonimne upitnike, ad hoc timove koje rade na projektima poboljšanja, nagrade za inovatore, nagrade za najbolji prijedlog i tko zna što sve još, ne bi li ljudima pružile priliku za samoostvarenje, a sebi dragocjene informacije za vrlo malu cijenu.

I nekoliko riječi na kraju. Što god radili, netko će se buniti. Zapravo, većina će se barem čuditi. Ne obazirite se na to. Ako vam je cilj je pripremati ljude za promjene koje tvrtkama neizbježno nameće vanjska okolina, što znači malo brundanja i jadikovanja zbog unutarnjih pomaka?

Olga Štajdohar Paðen,   lipanj 2010.