ADSense_02


UPRAVLJANJE PROJEKTIMA


Ponedjeljak, 04 Siječanj 2016

 Projekti kao procesi stvaranja, rasta i razvoja organizacija

 

*Projekti su vremenski i ciljno usmjereni procesi *Projekt je proces između onog što želimo i onog što će biti postignuto

 

Procese stvaranja dijelimo na kontinuirane i jednokratne. Kontinuirane procese izvodimo na neodređeno vrijeme i njima osiguravamo nove količine prije toga razvijenih proizvoda ili usluga. Kontinuirani procesi se izvode u različitim profitnim i neprofitnim organizacijama. Tipičan primjer kontinuiranih procesa je kontinuirana proizvodnja. Jednokratni procesi su ciljno usmjereni i vremenski ograničeni. Njima se ostvaruje nešto novo za različite namjene i ovdje govorimo o definiciji projekta. Više povezanih i logično usmjerenih jednokratnih projekata može se povezati i s kontinuiranim procesima. Nakon završetka svakog projekta slijedi njegova eksploatacija – korištenje rezultata. Primjerice, nakon projekta gradnje ceste, počinje se odvijati promet po njoj, ostvaruje se prihod od cestarina i traje redovno održavanje.

 

Projekti su, prema tome, vremenski i ciljno usmjereni procesi. Vremenskom ograničenošću projekta naglašeno je određenje njegovog početka i kraja, a jedinstvenost proizvoda ili usluge projekta razlikuje se po svojim značajkama od drugih proizvoda. Projekt se izvodi samo jednom. Mora imati jasan početak i kraj te određeni budžet i plan izvedbe. Iako su ti zahtjevi teorijski idealni, potrebno ih je postaviti kao polazni cilj pri određivanju projekta. Projekt može biti svaki sklop aktivnost i zadataka koji ima određeni konačni cilj; s konkretnim značajkama, definiranim rokovima početka i kraja, ograničenim financijskim izvorima za izvedbu i različitim resursima. Dakle, možemo zaključiti da su osnovne značajke projekta vremenska determiniranost, ciljna usmjerenost, jednokratnost, novost, kompleksnost, projektni financijski budžet te pravna i organizacijska pripadnost.

 

Ciljevi projekta

Projektom postižemo cilj prije njegova pokretanja i izvođenja. Osnovna karakteristika cilja je da ga najčešće povezujemo s vremenom u kojem treba biti dovršen. Cilj projekta je postići konačne rezultate u vremenskim i financijskim okvirima. Ciljevi projekta međusobno su ovisni. Primjerice, ako je cilj gotova stambena građevina, onda je potrebno ostvariti sve ciljeve koji tome prethode; od ishođenja dozvola, iskopa, gradnje temelja pa do izgradnje zgrade. Dakle, ciljevi projekta su skupina istovrsnih, pojedinačnih ciljeva jednog projekta. Pritom je neophodno ciljeve odvojiti od želja jer su ciljevi projekta konkretni rezultati. Određivanje konačnog cilja i svih preostalih unutarnjih ciljeva iznimno je značajno za uspješnost projekta. Na kraju preostaju različiti konačni učinci koje dijelimo na neposredne ekonomske učinke, posredne ekonomske učinke i ostale ekonomske učinke.

Neposredni ekonomski učinci postižu se na projektima kojima se osiguravaju učinci onim što je projektom ostvareno. To su primjerice projekti razvoja novih proizvoda, postrojenja i slično. To su dakle konačni ciljevi i njima je moguće ostvariti novu vrijednost. Za izvedbu projekta bila su potrebna određena sredstva koja će se, nakon što projekt bude završen, početi vraćati u naplati kroz eksploataciju projekta.

Posredni ekonomski učinci su oni koje projekti ostvaruju posredno. Naime, za te projekte također su bila potrebna neka financijska sredstva koja se međutim neće vratiti kroz prihod. Tu se najčešće govori o projektima ulaganja u informacijske sustave, kadrovske projekte, ulaganje u kvalitetu i slično.

Ostali učinci ostvaruju se kroz projekte koji također trebaju imati financijska sredstva koja se neće vraćati ni posredno ni neposredno kroz eksploataciju projekta. To su najčešće projekti za područje kulture, obrazovanja, okoliša, mladih i slično. Ta se sredstva osiguravaju iz državnog proračuna, iz donacija i sponzorstva. Trebaju se iskoristiti upravu za tu namjenu.

Konačni cilj projekta moramo postaviti tako da pri njegovu završetku i eksploataciji možemo kontrolirati, utvrđivati i vrednovati neposredne i posredne učinke. To je osnova za određivanje životnog ciklusa projekta. Konačni cilj projekta određuje njegov proces, a ostvarujemo ga kroz podciljeve koji daju značajne projektne rezultate. Podciljevi su značajni međaši projekta. Mogu biti kraj neke faze u projektu ili događaji koji donose odluke pa čak i promjene. Ciljeve projekta možemo označiti kao planirane rezultate, koje moramo postići u rokovima u tijeku izvođenja projekta ili na njegovom kraju.

Danas za sutra“

Strategija je predviđanje i planiranje stanja poslovanja i razvoja poduzeća „danas za sutra“. Izvođenje strategije izvodi se u nekom danom trenutku s tim da se strateški ciljevi postignu u nekom roku u budućnosti. Strategije se ostvaruju projektima ili drugim procesima, izvođenjem godišnjeg plana poslovanja. Odluka o financijskim ulaganjima i izvorima financiranja značajan je dio strateškog planiranja i projektnog odlučivanja u svim fazama projekta, od pripreme do eksploatacije. Uspješnost projekta mjeri se i time da li su planirana financijska sredstva bila dovoljna ili su bila potrebna dodatna financijska sredstva, što bitno utječe na ekonomske i druge učinke, a naročito kod projekta s neposrednim ekonomskim učincima. Naime, svako nepredviđeno povećanje troškova zahtijeva cjelovito strateško odlučivanje o ciljevima projekta i o nastavku projekta. U fazi planiranja može se dogoditi da se planiraju manja financijska sredstva jer bi inače bilo teško prihvatiti odluke o početku izvođenja projekta. Ovdje se radi se o uzrocima subjektivne i objektivne naravi, a često se pojavljuje kod projekata javnih radova. Može imati štetne posljedice na učinke projekta.

Dakle, temeljita analiza rizika i utjecajnih činitelja te financijski kontroling i kontroling troškova mogu pridonijeti boljem financijskom planiranju projekta, što treba provoditi i tijekom izvođenja, a ne samo tijekom pripreme pokretanja.

 

Projektni menadžment

Projektni menadžment zadužen je za pripremu početka projekta (Project-Start-Up) i vođenje njegova izvođenja. Ranije smo spomenuli da projekti razvoja i rasta poduzeća proizlaze iz strategija. Strategije se ostvaruju projektima. Konkurentnost i mnoštvo drugih poslovnih razloga prisiljava poduzeće na brzo ostvarivanje strategija i time brzo izvođenje strategija. To zahtijeva i brzu pretvorbu prihvaćene strategije u projekte. Projektni menadžment postaje sve značajniji dio cjelovitog menadžmenta a odgovoran je za projektno poslovanje, koje se odvija usporedno s ostalim poslovanjem. Ta odgovornost se dijeli sa funkcijskim i stručnim menadžmentom.

Pokretački elaborat je temeljit zapis projekta uz određeni stupanj konkretizacije, a nastaje kada najviši menadžment naloži projektnom menadžmentu da ga izradi zajedno sa stručnim suradnicima. Okvirni sastav pokretačkog elaborata je sljedeći: radni nalog projekta, ulazna strategija projekta, elaborat sadržaja sa ekonomikom projekta, namjenski i objektni ciljevi, planovi projekta, ciljna analiza projekta, analiza rizika projekta, projektna organizacija, plan kontrole i ostali podaci.

 

 

Tko je projektni menadžer (project manager)?

Projektni menadžer ili voditelj projekata osoba je interdisciplinarnih znanja, visoko obrazovana i međunarodno certificirana za upravljanje projektima od strane globalnih asocijacija za projektni menadžment (IPMA – International Project Management Association i PMI – Project Management Institute). Certifikacije obično imaju više razina, izdaju se na određeni period, a pravo na polaganje više razine ostvaruje se ne samo položenom nižom razinom već i dokazanim uspješnim vođenjem projekata te iskustvom. Da bi bila profesionalna, disciplina upravljanja projektima mora imati rigorozne standarde i smjernice kako bi se mogao definirati posao osobe koja upravlja projektima. Takvi su zahtjevi definirani skupljanjem, obradom i standardizacijom prihvaćenih i primijenjenih sposobnosti u upravljanju projektima. Projektni menadžer mora poznavati metode budžetiranja kapitala, diskontiranja budućih novčanih tokova, izrade statičkih i dinamičkih ekonomskih analiza te projiciranja budućih poslovnih događaja. Mora biti izvrstan planer i imati osjećaj za vrijeme, uspješno upravljati rokovima i vrlo često voditi više projekata odjednom. Kvalitetno obrazovanje temelj je za uspješno obavljanje ovog posla, a sa iskustvom i radom na projektima iz različitih gospodarskih sektora (proizvodnja, uslužne djelatnosti, turizam, poljoprivreda, energija, okoliš itd.) te dodatnim edukacijama, kontinuirano se stječu se razna nova znanja. U svakom slučaju, riječ je o vrlo dinamičnom ali i zanimljivom poslu.

 

Rokovi projekta

Projekt zahtijeva svoje vrijeme za izvedbu. Rokove projekta možemo postaviti na dva načina:

- Progresivno – izračunavamo trajanje pojedinih dijelova, a onda taj rok usklađujemo s strateškim zahtjevima;

- Retrogradno – rok svršetka postavimo unaprijed, on je posljedica prihvaćene strategije za brzom izvedbom projekta, a aktivnosti planiramo u tim okvirima.

Primjena retrogradnog roka je češća zbog zahtjeva tržišta koje unaprijed očekuje informaciju kad će projekt biti završen. Sve aktivnosti unutar tog roka se prilagođavaju.

 

Projektni proces stvaranja

Stvaralaštvo u okviru projekta razvija se postepeno sve dok se ne postigne konačni cilj, rezultat stvaralaštva. Projekt je prilika za napredovanje pojedinaca koji rade na projektu. Jedan od uvjeta za postizanje visokog stupnja stvaralaštva u projektu je projektna kultura i inventivnost. Da bi se projektom nešto stvorilo, potrebno je udružiti znanje i iskustvo. Projekt je proces između onog što želimo i onog što će biti postignuto. Takav se proces može okarakterizirati kao projektni proces stvaranja, a čine ga:

- Proces oblikovanja zamisli i namjene stvaranja

- Priprema pokretanja projekta

- Izvedba projekta

- Eksploatacija projektnih rezultata.

Između svake od tih faza vršimo kontrolu u odnosu na prethodnu i prvu; kontrolu pripreme pokretanja projekta u odnosu na zamisao i namjenu, kontrolu izvedbe projekta u odnosu na pripremu pokretanja projekta i na proces oblikovanja zamisli i namjene projekta i na kraju kontrolu eksploatacije u odnosu na namjensku upotrebu. Svaka od tih faza mora biti završena kako bi se započelo sa sljedećom. Kontrolni proces koji nastupa nakon završetka projekta naziva se kontrola namjenske uporabe, a izvodi se s obzirom na oblikovanu zamisao, koja je uvjetovala izvedbu projektnog procesa.

 

Pavle Knežević,

struč. spec. oec.; IPMA

Listopad 2015.

ADSense_04