ADSense_02


POGREŠKE KOD SASTANAKA I ŠTO S NJIMA?


Srijeda, 16 Svibanj 2018

*Sastanci nisu prirodna čovjekova aktivnost i tijekom redovnog obrazovanja, onog u školama, nitko nas nije podučio kako ih organizirati i voditi *Voditelj sastanka bi trebao dobro vidjeti sve sudionike, a i oni jedni druge.

Što god o njima mislili, ne možete ih izbjeći. Sastanci su bili i ostaju sastavni dio poslovnog života. Možete pisati dopise, slati e-mailove, pokušati telefonom, telefaxom, ali prije ili kasnije, morat ćete sjesti za stol i pogledati jedni drugima u oči.

Sastanci nam troše vrijeme, odvlače nas od drugih aktivnosti i često s njih dolazimo iscrpljeni i frustrirani. Zašto? Zato što nisu prirodna čovjekova aktivnost i zato što nas tijekom redovnog obrazovanja, onog u školama, nitko nije podučio kako ih organizirati i kako ih voditi.

Ne govorimo sad o sastancima kao što su skupštine, okrugli stolovi, sastanci na najvišim razinama  – njima se bave skupine profesionalaca i oni uglavnom slijede pravila dobre pripreme i dobre organizacije.

Ovdje govorimo o običnim, svakodnevnim, radnim, ad hoc sastancima za koje nekako podsvjesno smatramo da ih ne treba posebno pripremati, već ćemo mi njih nekako odraditi. I zaista, odradimo ih, ali kako?

Evo koje su najčešće pogreške i što s njima!

Nema unaprijed definiranog dnevnog reda

Za svakodnevne radne sastanke nije uobičajeno sastavljati dnevni red i pisati pozive. Naprotiv, često se, onako u prolazu, pronese glas “u 12 imamo sastanak o tekućoj problematici” i svatko treba sam dokučiti:

- hoće li se razgovarati o zadnjoj reklamaciji, novom ugovoru ili nečem trećem,

- tko će sve biti prisutan,

- koju dokumentaciju treba ponijeti,

- koliko će sastanak trajati,

- kakav se očekuje rezultat.

I svatko dođe pripremljen, ili nepripremljen, na svoj način.

Najavite unaprijed i ograničite broj stvari o kojima će se razgovarati. Dnevni red zapišite na ploču, na komad papira koji će stajati na stolu ili ga jasno izrecite u uvodnom dijelu. Tijekom sastanka se mogu pojaviti i neke druge teme. Odajte priznanje predlagaču, zapišite ih na poseban papir i prebacite za sljedeći sastanak.

Korisno je imati unaprijed pripremljene materijale: Analiza problema (opis događaja, podaci, činjenice) – Prijedlog rješenja (daljnje akcije i zaduženja)

Raspravu ste tako ograničili na ispravak krivog navoda, a ako se netko ne slaže s predloženim rješenjem, prisiljen je smisliti svoje.

Ne posvećuje se pažnja prikladnosti prostorije

Dovoljno svjetla, dovoljno zraka i ne prevelika buka iz susjednih prostorija. Ali to nije sve. Pogledajte dobro prostoriju za sastanke. Je li prevelika, premala, ima li sva potrebna pomagala?

U prevelikoj prostoriji ili za prevelikim stolom sudionici će biti suviše razmaknuti i neće se stvoriti ugodna suradnička atmosfera. Preširok stol otežava dodavanje dokumentacije, zajedničko gledanje skica i grafikona. Započne li se rasprava na jednom kraju stola, drugi kraj može mirno promatrati i ne osjećati nikakvu obavezu uključiti se. Pozovite zato sudionike da sjednu bliže jedan drugome, za isti kraj stola, postavite paravane kojima ćete vizualno smanjiti prostor ili pronađete prikladniju prostoriju. Premala prostorija i sjedenje preblizu može prouzročiti nelagodu i međusobnu odbojnost. Kao u autobusu u vrijeme dnevne špice – svi žele što prije van. Ovo može izgledati privlačno – sastanak neće predugo trajati. Ne zavaravajte se! Odluke donesene na brzinu i bez stvarnog sudjelovanja svih uključenih, samo čudom su i optimalno rješenje. Nadalje, prostorija treba biti opremljena pomagalima, pločom, kredom, preklopnim panoom, projektorom, grafoskopom (ako takvo što još postoji). Razvijte naviku korištenja tih pomagala.

Ne obraća se pozornost na raspored sjedenja

Pri radnim sastancima svatko zauzima mjesto koje mu se sviđa ili koje je slobodno kad dođe, izbjegavajući možda jedino ono koje si je dodijelio šef. O neverbalnoj komunikaciji su napisane mnoge knjige i naučiti nešto o tome vrijedi uloženog vremena i novca. Za početak, raspored sjedenja nemojte prepustiti slučaju.

Voditelj sastanka bi trebao dobro vidjeti sve sudionike, a i oni jedni druge. Ne dajte onima koji bi se mogli sukobiti da sjednu na suprotne strane stola. Isto tako one koji bi mogli stvoriti savez i djelovati protiv ostalih nastojite razdvojiti. Ne dopustite da se neka grupa izdvoji tako da ostavi prazna sjedala između sebe i drugih. Takvi si istog časa dodjele savjetodavnu ulogu i nastoje izbjeći obaveze.

Nije raspoloživa sva potrebna dokumentacija i informacije

Nije jednostavno predvidjeti što će sve biti potrebno, ali kad sastanak krene, prekidi zbog toga što netko treba ići potražiti dodatne papire su krajnje destruktivni. Ostali počnu razgovarati o drugim temama, provjeravaju se mobiteli ili se počnete razilaziti kako bi iskoristili prekid i riješili neke druge obaveze. Ovakva se situacija u dobroj mjeri može izbjeći ako je poznat dnevni red i sudionici su imali vremena pripremiti se.

Nastavak ovog teksta je u knjizi Plivati poslovnim vodama i ostati živ – Priručnik za poduzetnike, menadžere i one koji se tako osjećaju

Nisu prisutni oni koji su ovlašteni donositi odluke

O ovome ne treba puno govoriti. Pristanite sudjelovati u takvom sastanku i eto vas u dječjoj priči o miševima koji su odlučili mački ovjesiti zvono. Možda ste se dobro zabavili, popili kavu na račun firme, saznali nekoliko korisnih informacija, ali ćete o problemu sigurno morati razgovarati barem još jednom.

Olga Štajdohar- Pađen

Nastavak ovog teksta je u knjizi Plivati poslovnim vodama i ostati živ – Priručnik za poduzetnike, menadžere i one koji se tako osjećaju

Više informacija o knjizi na www.webknjižara.hr 

Svibanj 2018.

Izvor: časopis Poduzetnik

 

ADSense_04