ADSense_02


Planiranje poslovanja - I dio


Utorak, 11 Siječanj 2011

*Planiranjem se izvršavaju akcije koje se inače, vrlo vjerojatno, ne bi same dogodile * Planiranje je zahtjevan, ali motivirajući i kreativan posao koji se sastoji od tri faze*

savjeti_rujan_1.jpgVrijeme je povratka s godišnjih odmora, doba godine kad zagrijavamo lonac i lagano kuhamo poslovnu godinu do kraja. Zadnje tromjesečje poslovne godine je stoga idealno razdoblje kad bi poduzeće trebalo planirati slijedeću godinu - već se stvorila jasna slika ostvarenja dosadašnjih rezultata, a još nije prekasno da se na rezultate slijedeće poslovne godine utječe planiranjem izmjena i poboljšanja.

Planirati ili biti?
Danas se u poslovnom svijetu postavlja retoričko pitanje: planirati ili biti. Kad bismo ovo pitanje preformulirali u izjavu, ona bi glasila „planirati ili ne biti“.  Naime, planiranje će omogućiti poduzetniku da bolje razumije poslovanje i moguće opcije, te tako kroz poslovni plan stvori križaljku mogućnosti i ograničenja. Na mjestima u križaljci gdje se prihodi i rashodi sijeku dolazi se do spoznaje koje pozitivne strane poslovanja treba naglasiti, a slabe strane ojačati kako bi se utjecalo na poslovni rezultat. Osim takvog pročišćavanja poslovanja, planiranje će omogućiti poduzetniku pogled kroz procjenu mogućih budućih dogaðaja, te alternative za svaku od njih. Većina poduzetnika reći će da je planiranje teoretiziranje i da nema veze s poslovnom svakodnevnicom. Planiranje svakako jest teorija, ali ako takvo i ostane, krivnja je na poduzetniku, a ne na poslovnom planu. Poduzetnik mora znati što će i kako će (u praksi!) društvo raditi i slijedeće poslovne godine, a odgovor na ovo pitanje nije moguće dati bez planiranja.

                                                                     Godina preživljavanja
Ova godina je (bila) godina preživljavanja, bez velikih ostvarenja, ulaganja ili projekata; poduzeća su nastojala zatvoriti procjep izmeðu trenutnog i željenog stanja ili realno rečeno: preživjeti. Planiranje je dobilo na velikoj važnosti zbog neizvjesnosti razdoblja koje je pred nama. Stoga 2011. g. nudi novi izazov: identificirati nedostatke poslovanja te osmisliti i stvoriti opcije koje će ih ukloniti ili barem umanjiti, definirati nove projekte, izabrati ciljeve, predvidjeti rezultate i primijeniti metode i alternative kako bi se ciljevi i ostvarili, a ne prepustiti poslovanje svom tijeku i pasivno reagirati na promjene.

Zašto planirati?
Stara izreka koja ujedinjuje poduzetnike glasi: „Vodite svoje poslovanje, ne dopustite da ono vodi vas“. Planom se približavamo željenom ishodu – ciljano usmjeravamo vrijeme i energiju prilagodbom poslovanja okolnostima na tržištu, pravovremeno predviðamo i utječemo na buduće rizike, te štedimo i pravilno rasporeðujemo resurse. Planiranje je neizvjesna, nesigurna i netočna aktivnost, no svejedno će nas izvjesno, sigurno i točno odvesti prema cilju. Tvrtka koja želi opstati nikad se neće prepustiti putovanju kroz tržište bez karte koju nudi poslovni plan: to bi značilo pasivno prepuštanje slučaju, spontanost u negativnom kontekstu, odabir krivih raskršća, pogrešne i skupe resurse ili metodu „pokušaj-pogreška“, vrlo skupu i vrlo neželjenu.

Što je planiranje?
Planiranjem se izvršavaju akcije koje se inače, vrlo vjerojatno, ne bi same dogodile. Poduzetnik koji planira mora imati ostvariv(e) cilj(eve) i znanje kao pozadinu i temelj poslovnog plana. Plan mora biti kvalitetan da bi se uopće moglo govoriti o njegovom mogućem ostvarenju. Planiranje je stoga zahtjevan, ali motivirajući i kreativan posao koji se sastoji od tri faze:
1. pročišćavanje poslovanja tj. priprema za izradu plana,
2. izrada poslovnog plana i
3. praćenje ostvarenja poslovnog plana (usporedba planiranog i ostvarenog).
Kad je poslovni plan gotov, planiranje nije završilo – to je kontinuirana aktivnost koja stalno usmjerava ciljeve k njihovom ostvarenju, te stalno promišlja načine na koji se oni mogu ostvariti. Kad se odaberu ciljevi i predvide rezultati, odabiru se metode i alternative te donose poslovne odluke pomoću kojih će se ciljevi i ostvariti. To je priprema za planiranje, koja svoju realizaciju nalazi kroz izradu poslovnog plana. Planiranje samo po sebi nema svrhe ako nije prisutno praćenje ostvarenja. Nekoliko velikana poslovne teorije definiralo je planiranje na različite načine: prema Koontzu/Weihrichu, planiranje je selekcija misije i ciljeva te akcije za njihovo ostvarenje - zahtijeva donošenje odluka, tj. izbor izmeðu alternativnih budućih pravaca kretanja. Prema Kreitneru planiranje je proces priprema za promjenu i rješavanje problema s neizvjesnošću u formuliranju budućih pravaca akcija. Hellriegel/Slocum smatraju da je planiranje formalni proces izbora ciljeva društva, ciljeva organizacijskih jedinica u društvu te strategija za ostvarivanje tih ciljeva. Peter Drucker definirao je planiranje kao menadžersku funkciju koja uključuje odluke i akcije za osiguranje budućih rezultata.
Svim ovim definicijama zajednička je činjenica da je planiranje aktivnost koja završava papirnatim poslovnim planom – to je ona, gore spomenuta, karta puta - razbijena na strategije, radne zadatke i primjenjiva u cijelom društvu.

                                                                       Zamke kod planiranja
Budući da je poslovni plan rezultat ljudskog odnosno timskog rada, važno je sagledati ga ne samo kroz brojke već i kroz zaposlene, odnosno stvoriti motivirajuću i pozitivnu atmosferu i za stvaranje i za realizaciju poslovnog plana. Najvažnije je da plan ne ostane mrtvo slovo (u ovom slučaju, brojka) na papiru, jer on to ni u kom slučaju nije – zaposlenici koji stvaraju plan moraju osjetiti viziju, radni elan i entuzijazam koji će planirane brojke oživjeti. Zato planovi koji počinju kao naredba poduzetnika završavaju kao slijepo izvršavanje zadataka, bez kvalitete i motivacije. Poduzetnik stoga mora biti motivator koji će omogućiti zaposlenicima participiranje u planiranju i dati realni izazov čije će ostvarenje biti nagraðeno. Takoðer, planiranje znači da će se nešto promijeniti, te da će se morati raditi – situacije koje nisu ugodne ni jednom zaposleniku, posebno ako su neizvjesne. Nitko ne voli više posla i uvoðenje promjena, no zapravo su te dvije aktivnosti potporni stupovi planiranja i stoga je još važnije da se shvate pozitivno.

Vrste planova – ili, koji je plan najbolji?
Nema kriterija za najbolji poslovni plan – za svaku tvrtku njegov je plan najbolji, jer obuhvaća interne karakteristike i smjernice tvrtke što ovisi o ciljevima, djelatnosti, dubini i širini poslovanja koja se želi zahvatiti planiranjem, detaljnosti koja se želi obuhvatiti, neizvjesnosti koje se žele izbjeći… Već je puno ako tvrtka ima plan, iako svaki plan nije dobar plan – mora biti realan, kvalitetan, napisan sa stručnošću i znanjem (zato ga u pravilu radi tim ljudi iz svakog odjela, ili tim ljudi koji vode tvrtku), mjerljiv i praćen. Isplanirati negativan rezultat u startu nije mudar način za stvaranje kvalitetnog plana, osim ako vam negativno poslovanje nije cilj i imate (opet) isplaniran način kako ćete razliku do nule sanirati. Kao što je svako tvrtka jedinka za sebe, tako će svako imati i težište na točkama koje su mu najvažnije.
Najčešći kriterij razlikovanja planova su razdoblje na koje se planira: dugoročni planovi (obuhvaćaju razdoblje savjeti_rujan_2010.jpgplaniranja duže od pet godina), srednjoročni planovi (razdoblje od dvije do pet godina) i kratkoročni planovi (razdoblje do godinu dana). Dugoročni planovi zbog nesigurnosti dužeg razdoblja sadrže manje detalja i konkretnih brojki, ali zahtijevaju više znanja, praćenje i poznavanje trendova u zemlji i svijetu te viziju, svojstvenu višoj razini menadžmenta. Dugoročni planovi su oni koji su odgovorni za opstanak tvrtke, jer ako tvrtka od početka izabere krivi smjer, ni dobar operativan plan neće ju odvesti na pravi put. Stoga menadžment snosi odgovornost za ovakve planove jer su odgovorni za način kako se namjerava organizirati tvrtka i provesti odreðene aktivnosti nužne za uspješno poslovanje. Srednjoročni planovi uglavnom su povezani s aktivnostima za još veći profit (nova tržišta, novi proizvodi), čije je ostvarenje pokriveno kratkoročnim planovima. Sve tri vrste planiranja integrirane su i moraju biti meðusobno usklaðene i povezane.
Drugi kriterij u razlikovanju planova su detaljnost područja koje se planira: strateški, operativni i taktički planovi. Strateški plan je strategija, koja se uglavnom odnosi na duže vremensko razdoblje i općenitu aktivnost tvrtke, pa se opće vrijednosti navedene u strateškom planu konkretnije i detaljnije definiraju u operativnom planiranju koje obuhvaća mjesečno, kvartalno ili godišnje planiranje prihoda i rashoda, ciljeve pojedinih poslovnih odjela te način praćenja ostvarenja planskih zadataka i rezultata. Taktičko planiranje uglavnom zahvaća sva poslovna područja kroz plan poslovnih odjela. Plan se dakle sastoji od tri relacije na koje se može utjecati na razne načine: prihod – rashod = financijski rezultat. Kvalitetan plan nikad ne sadrži akcije samo za povećanje prihoda ili smanjenje troškova. Potrebno je uravnotežiti i jedno i drugo – što je više moguće „rastegnuti“ obje strane u plus, to će planirani (i ostvareni) poslovni rezultat biti bolji. Naravno, realno i promišljeno.

Ciljevi planiranja
I planiranje samo po sebi ima svoje ciljeve, a to su prednosti koje tvrtka ostvaruje njegovim provoðenjem: poslovni plan, kao rezultat planiranja, sistematski i logički podupire poslovanje. Takoðer, plan koordinira različite vrste poslovnih aktivnosti i procesa i potrebne resurse, te ih uravnotežuje i ujedinjuje za kvalitetno poslovanje u cjelini. Plan se može shvatiti kao sredstvo motivacije poduzetnicima i zaposlenicima jer planiranjem utječu na aktivnosti, čime postižu i individualne ciljeve i ciljeve društva. Takoðer, plan uslijed praćenja ostvarenja pruža okvir za evaluaciju izvedbe poslovanja, te time osigurava brojne mogućnosti za poboljšanja.

L. Škvorc,  rujan 2010.

ADSense_04