ADSense_02


Planiranje poslovanja - II dio


Četvrtak, 13 Siječanj 2011

 *Interni i eksterni utjecaje mogu se istovremeno promatrati i kao prilika i kao prijetnja poslovanju *Plan je dobar putokaz koji sprečava prolazak slijepim ulicama i krivim raskršćima*

savjeti_1_listopad_10.jpgPoslovni plan ne smije u svom stvaranju zanemariti ili ignorirati utjecaje politike, ekonomije, gospodarstva, zajednice, zakona, dobavljača, tržišta i konkurencije, iako tvrtka na njih ne može utjecati. Budući da tvrtka nije jedinka, već funkcionira kao posljedica meðuovisnih odnosa navedenih faktora, u plan je potrebno ...

 ugraditi (i stvarne i potencijalne) interne i eksterne utjecaje koji se mogu istovremeno promatrati i kao prilika i kao prijetnja poslovanju. Uključivanje tih utjecaja upućuje da su isti sagledani i promišljeni, te da će se iskoristiti odnosno spriječiti njihov utjecaj na poslovanje. Tvrtka može samostalno utjecati na interne čimbenike, na način da eksterne utjecaje prilagodi internom poslovanju. Stoga treba istražiti tržište i u plan uključiti isplative poslove kroz odgovore na pitanja kojim kupcima, kojim tržištima se okrenuti, s kojim proizvodima i uslugama, koje metode proizvodnje, prodaje i naplate koristiti, koje poslovne ciljeve odabrati i kako doći do raspoloživih resursa. Sve navedeno objedinjeno je u poslovnom planu i zato se on s punim poštovanjem može nazvati manifestom poslovanja. Stoga je plan dobar putokaz koji sprečava prolazak slijepim ulicama i krivim raskršćima. Vanjski čimbenici kroje poslovni plan, no tvrtka je ona koja će zadnju verziju kroja prilagoditi svom ukusu, resursima, mogućnostima i idejama, kako bi savršeno odgovarao.

                                                         Model procesa planiranja
Na slijedećoj slici prikazan je ukupan model planiranja, koji obuhvaća pripremu, izradu i praćenje poslovnog plana, te sve aktivnosti svake pojedine faze:

savjeti_listopad_tabela_3.jpg

Tko sudjeluje u izradi poslovnog plana?
Poslovni plan je križaljka različitih interesnih skupina, i to je sasvim u redu, jer inače ne bi postojala motivacija za njegovo provoðenje. Zaposlenici tvrtke žele sigurne plaće i nagrade, kupci kvalitetne, prihvatljive proizvode i usluge, dobavljači osiguranje plaćanja, uprava/vlasnik povrat investicija i profit, a država plaćanje poreza i ostalih tražbina. Time katovi torte zvane „poslovni plan“ dobivaju mnogo zainteresiranih djelitelja, a u poslovnom planu je zapisan recept koliko i kojih resursa treba potrošiti i koju vrstu i oblik torte stvoriti, kako bi okus, izgled i veličina odgovarala svima.
Stoga će dobro napravljen poslovni plan integrirati suprotne interese navedenih grupa, npr. želju zaposlenika za nagradama, što nije u skladu sa željom vlasnika da poveća profit. No, samo će dovoljno pronicljivi menadžeri gledati dublje u slojeve torte i shvatiti da ako zaposlenici dobiju nagradu to može biti dobra investicija za povećanje profita. Poslovni plan stoga mora spriječiti preskupe resurse i lošu kvalitetu jer će to dovesti do nezadovoljnih kupaca, a onda iznenada: smanjena je prodaja, dolazi do pada prihoda, nema željenih nagrada pa su zaposlenici nezadovoljni, a kao posljedica sve je teže očuvati dobar imidž, dovoljnu prodaju i dobre uvjete pribavljanja resursa. Stoga, ignoriranje zahtjeva jedne ili više interesnih grupa ne smije biti slučaj, jer inače poslovni plan nema smisla.

Prionimo na posao: izrada poslovnog plana
Prije izrade poslovnog plana potrebno je preispitati i revidirati poslovanje, vidjeti što tvrtka želi i može raditi u budućnosti, donijeti odluku o ciljevima i resursima i prevesti te ciljeve u iznose, rokove, odgovorne osobe i aktivnosti. Izrada poslovnog plana nije posao od jednog dana – na njega treba utrošiti dovoljno vremena i energije, istraživanja tržišta, proučavanja trenutnog stanja poslovanja i timskog rada. U tvrtki je poslovni plan važno izraditi za svaki odjel (predstavlja „preveden“ skup aktivnosti glavnog plana cijele tvrtke), bez obzira da li je taj odjel profitni (njihova karakteristika je da ostvaruju profit kad im se od ostvarenih prihoda oduzmu troškovi poslovanja) ili troškovni (stvaraju nužni trošak kako bi profitni odjeli mogli stvarati prihod, taj trošak podmiruje ili poduzeće u cijelosti ili profitni odjeli), kako bi se na svijetlo dana iznijele apsolutno sve vrste troškova u poduzeću i spriječilo nesvjesno ili skriveno trošenje resursa. Obrt i OPG funkcioniraju isto – iako uglavnom nemaju jasno odvojene poslovne odjele, sve poslovne funkcije, a pogotovo prihodi i troškovi, moraju biti jasno razgraničeni, definirani i prevedeni u željene prihode i dopuštene troškove kako bi rezultat bio viši od nule kad se podvuče crta.
Poželjno je usporeðivati, ali nikako prepisivati prošlogodišnje planirane i ostvarene vrijednosti kao polazišnu točku za novi plan. Slijepo prepisane ili navedene brojke prema šefovom zahtjevu - brojke bez analizirane i argumentirane pozadine neće dovesti do kvalitetnog poslovnog plana, a kamoli do njegovog ostvarenja.
Poslovni plan najbolje je izraditi u elektroničkom obliku, ispunjavanjem praznih, unificiranih tabela u svakom odjelu. Takva tabela omogućuje fleksibilnost, naknadne izmjene i dopune, preglednost i jasnoću korištenja. Zasebni planovi odjela tada se zbrajaju u generalni plan cijele tvrtke, što je bolji način nego da se plan tvrtke razbija po odjelima jer tu uvijek dolazi do nerealnih očekivanja, neravnoteže i zamjerki.
U poslovni plan dobro je uključiti „klauzulu“ varijacije željenog prihoda. Primjerice, vlasnik/uprava mogu definirati da prihod može varirati za 5-10% od planiranog zbog neočekivanih dogaðaja na koje nije bilo moguće utjecati kod realizacije poslovanja (to su uz gore navedene vanjske čimbenike npr. loše vremenske prilike). No, ova varijacija ne smije biti uzeta zdravo za gotovo, nego mora biti argumentirana uz prijedlog kako nadoknaditi razliku u prihodu. S obzirom da je velik broj djelatnosti sezonskog karaktera, posebno pažljivo treba planirati „slabije“ mjesece. Ako je najbolje što se u slabim mjesecima može ostvariti gubitak ili pozitivna nula, tada je potrebno u jačim mjesecima isplanirati nadoknadu gubitka.

Primjer poslovnog plana
Na slici je prikazan primjer praznog obrasca poslovnog plana izraðen u Excelu. Taj obrazac koriste svi odjeli (odnosno funkcije, u slučaju obrta ili OPG-a). Ne postoji točan i pravilan obrazac za poslovni plan – to je odijelo koje svaka tvrtka mora skrojiti prema svojim potrebama, vrsti poslovanja i ciljevima koje želi ostvariti, odnosno željenoj detaljnosti poslovnog plana.

savjeti_listopad_10_1.jpg 

Ništa manje važno: praćenje ostvarenja poslovnog plana
Poslovni plan, koliko god bio kvalitetan, realan i detaljan, neće imati svrhu ako se ne prati njegovo ostvarenje, te ako se ne poduzimaju korektivne aktivnosti ako doðe do nedopuštenih odstupanja u ostvarenju prihoda ili troškova. Plan nije nešto što se mora promatrati fiksno i konačno, no svakako ga se treba promatrati ozbiljno. To podrazumijeva stalne prilagodbe, revizije i izmjene/dopune planova, što ni u kom slučaju ne znači da je plan napravljen loše, nego da mu se posvećuje potpuna pozornost – što je jedini način koji će dovesti do njegovog ostvarenja. Ako pogledate što ste u tom tjednu/mjesecu isplanirali, a što ostvarili, lakše će biti shvatiti od kud neusklaðenost i što nema smisla. To će olakšati promptnu eliminaciju nepotrebnog i besmislenog u poslovanju, što je puno lakše nego kad se baci samo jedan konačan pogled na kraju poslovne godine, uz zaključak: plan (ni)je ostvaren. Najsitnije pukotine mogu s vremenom srušiti cijelu branu, a mnogo je lakše zakrpati jednu rupu, nego graditi iznova, zar ne?

               Kako kartu do blaga čitati pravilno ili kako uspješno planirati?
- planiranje ima mnogo svrha, od kojih je predviðanje aktivnosti poslovne godine samo jedna-planiranje pročišćava, definira, prati i mjeri poslovanje što je pozitivna karakteristika planiranja i čini ga saveznikom
- planiranje nije aktivnost koja se radi jednokratno–ako niste spremni kontinuirano revidirati/mijenjati/dopunjavati plan, nema se smisla upuštati u planiranje jer njegova prva i konačna verzija jednako je nevaljala kao i nijedna
- poslovni plan pruža gomilu informacija o poslovanju, u smislu kretanja prihoda i troškova, nepravilnosti i ostvarenja–uočite ih, proučite i iskoristite. Vaše će vam poslovanje biti zahvalno
- odstupanje planiranog u odnosu na ostvareno nije problem–problem je ako se ništa u vezi toga ne poduzme
- planiranje zahtijeva vrijeme, stručan tim i detaljne pripreme–to je zahtjevan, ali kreativan posao sa pozitivnim predznakom jer, bar na papiru, stvara pozitivnu budućnost
- kod planiranja je potrebno biti realan–nema smisla postaviti previsoke, neostvarive ciljeve. Uz planirane brojke važno je predvidjeti i uravnotežiti resurse potrebne za ostvarenje plana, bez nadmetanja meðu odjelima ili funkcijama kako bi se ostvarila jednaka motiviranost za ostvarenje plana.

Otkud odstupanja u odnosu planirano-realizirano? Ona se dogaðaju iz više razloga: greške ili nepravilnosti u poslovanju na koje se nije obraćala pažnja pa sad generiraju dodatne troškove, neočekivanih dogaðaja… No, potrebno je odvojiti nekvalitetno planiranje i nekvalitetnu izvedbu: dobar i realan plan uvijek će ukazati u čemu je problem kod izvedbe. Slijedeća slika daje prikaz kako jednostavno pratiti (opet u Excelu) ostvarene i planirane prihode kroz kolonu odstupanja (na isti način mogu se pratiti i sve stavke troškova):

savjeti_listopad_10.jpg

Kolona „odstupanje“ je ono što zanima voditelje poslovnih odjela, a sivi redak, u ovom slučaju „ukupni prihodi“, vlasnika/upravu. Izmeðu njih mora postojati sustav izvještavanja u pismenom obliku i (barem) mjesečni sastanak na kojem sudjeluju oni koji su zaduženi za plan: vlasnik/uprava, voditelji odjela, knjigovoða/računovoða/financijski direktor. Jer, ako je ostvarenje i planiranje stvar koja se tiče svih njih, onda su to svakako i odstupanja te poduzimanje korektivnih akcija.

L. Škvorc,  listopad 2010.

 

ADSense_04